Compliance & Hinweisgebersystem | IBAK

Wir führen seit Jahren ein Compliance-System und stellen orientierende und verpflichtende Richtlinien für unser Verhalten gegenüber unseren Kunden und Partnern wie gegenüber unseren Lieferanten auf. Integres Auftreten und Verhalten ist ein grundlegendes Anliegen unseres wirtschaftlichen Handelns. Zu unseren Grundsätzen zählt ein stetes Überprüfen unseres Compliance-Systems. Entsprechend nehmen wir Hinweise unserer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, unserer Kunden und Partner wie unserer Lieferanten auf.

Mit dem Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) hat der deutsche Gesetzgeber die Hinweisgeber-Richtlinie 2019/1937 der EU umgesetzt und die Einrichtung eines Hinweisgebersystems festgelegt. Damit wird Personen gemäß § 3 Abs. 3 HinSchG in ihrem beruflichen Kontext – also Arbeitnehmern, Selbstständigen, Anteilseignern, ehemaligen Mitarbeitern oder solchen, deren Arbeitsverhältnis erst beginnt, ebenso Dritte wie auch Auftragnehmern und Lieferanten – gemäß § 2 HinSchG die Möglichkeit eröffnet, Verstöße gegen Gesetze Vorschriften zu melden.
Entsprechend nehmen wir gemäß § 16 Abs. 1 HinSchG Hinweise unserer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, unserer Kunden und Partner wie unserer Lieferanten auf. 

Sollten Sie Hinweise melden, die sich auf

• Verstöße gegen Strafgesetze,
• Verstöße gegen mit Bußgeld bewehrte Ordnungswidrigkeiten, wenn die verletzte Norm dem Schutz von Leben, Gesundheit oder dem Schutz der Rechte von Beschäftigten oder ihrer Vertretungsorgane dient,
• Verstöße gegen Rechtsvorschriften, die die Umsetzung europäischer Regelungen umsetzen, insbesondere sind hier zu nennen: Regelungen zur Bekämpfung von Geldwäsche und Terrorismus; Vorgaben zur Produktsicherheit; Vorschriften zum Transport gefährlicher Güter; Regelungen zur Einhaltung des Datenschutzes und des Informationssicherheit; Regelungen im Bereich des Vergaberechtes und des Wettbewerbsrechtes,

beziehen, so steht Ihnen der schriftliche Weg über unsere Firmenanschrift und unseren Compliance-Beauftragten frei. Diesen können Sie selbstverständlich auch persönlich durch Besuch oder Telefonat ins Vertrauen ziehen. Wahlweise nutzen Sie das Online-Formular, welches eine anonyme und verschlüsselte Kommunikation zwischen Hinweisgebern und unserem Beauftragten für Compliance ermöglicht. Sollten Sie einen anonym gehaltenen Hinweis bevorzugen, erhalten Sie natürlich keine persönliche Antwort.

Verfahren

Die Verfahren für interne Meldungen und Folgemaßnahmen gemäß § 8 HinSchG sind wie folgt umgesetzt:

• Wir sorgen dafür, dass nur Befugte Zugriff auf Ihre Eingaben haben und Ihre Eingabe vertraulich behandelt wird. Das betrifft die Identität der hinweisgebenden Person, der Personen, die gegebenenfalls im Inhalt der Meldung auftauchen, sowie anderer in der Meldung genannter Personen. Die Offenlegung der Identitäten darf nur nach Zustimmung der betreffenden Personen erfolgen. Ausnahmen sind bei anhängigen Strafverfahren gegeben.
• Nach Meldungseingang erhalten Sie spätestens nach sieben Tagen eine Eingangsbestätigung.
• Unser Beauftragter für Compliance nimmt die Meldung entgegen, dokumentiert sie unter Wahrung des geltenden Rechtes und bleibt mit Ihnen im Kontakt, sofern Sie sich zu erkennen geben. Er vereinbart und veranlasst nach § 18 HinSchG Folgemaßnahmen, sofern diese rechtlich geboten oder gefordert sind. Dafür nehmen wir uns eine Zeit von maximal drei Monaten nach Eingang des Hinweises.
• Alle eingehenden Meldungen werden gemäß § 11 HinSchG unter Wahrung anderer rechtlicher Bestimmungen einschließlich der Folgemaßnahmen dokumentiert.
• Nach drei Jahren werden die Dokumentationen gelöscht, es sei denn die Erfüllung anderer Rechtsvorschriften sehen abweichende Regelungen vor. 
• Sollten Sie eine externe Meldung eines Vorfalles bevorzugen, wenden Sie sich bitte an die zuständige staatliche Behörde, die entsprechende Ermittlungen aufnimmt.