Conformité & système d'alerte

Nous appliquons depuis des années un système de compliance et établissons des directives orientées et contraignantes pour notre comportement vis-à-vis de nos clients et partenaires ainsi que de nos fournisseurs.

Une attitude et un comportement intègres constituent une préoccupation fondamentale de notre activité économique. L'un de nos principes est de contrôler en permanence notre système de conformité. 

Avec la loi sur la protection des lanceurs d'alerte (HinSchG), le législateur allemand a transposé la directive 2019/1937 de l'UE sur les lanceurs d'alerte et a défini la mise en place d'un système de lanceurs d'alerte. Ainsi, conformément au § 3, alinéa 3 de la HinSchG, les personnes dans leur contexte professionnel - c'est-à-dire les salariés, les indépendants, les actionnaires, les anciens collaborateurs ou ceux dont la relation de travail vient de commencer, ainsi que les tiers, les sous-traitants et les fournisseurs - ont la possibilité, conformément au § 2 de la HinSchG, de signaler les infractions aux lois.
Conformément à l'article 16, paragraphe 1, de la HinSchG, nous enregistrons les remarques de nos collaborateurs, de nos clients, de nos partenaires et de nos fournisseurs. 

Si vous signalez des informations concernant

• Infractions aux lois pénales,
• des violations d'infractions administratives passibles d'amendes, si la norme enfreinte sert à protéger la vie, la santé ou les droits des employés ou de leurs organes de représentation,
• les infractions aux dispositions légales qui transposent les réglementations européennes, notamment : les réglementations relatives à la lutte contre le blanchiment d'argent et le terrorisme ; les prescriptions relatives à la sécurité des produits ; les prescriptions relatives au transport de marchandises dangereuses ; les réglementations relatives au respect de la protection des données et de la sécurité de l'information ; les réglementations dans le domaine du droit des marchés publics et du droit de la concurrence,

Si vous avez des questions concernant la conformité, vous pouvez les poser par écrit à l'adresse de notre entreprise et à notre responsable de la conformité. Vous pouvez bien sûr aussi le mettre personnellement dans la confidence en lui rendant visite ou en lui téléphonant. Vous pouvez également utiliser le formulaire en ligne, qui permet une communication anonyme et cryptée entre les informateurs et notre responsable de la conformité. Si vous préférez un signalement anonyme, vous ne recevrez évidemment pas de réponse personnelle.

Procédure

Les procédures pour les notifications internes et les mesures de suivi conformément au § 8 HinSchG sont mises en œuvre comme suit :

• Nous veillons à ce que seules les personnes autorisées aient accès à vos entrées et à ce que votre entrée soit traitée de manière confidentielle. Cela concerne l'identité de la personne qui a émis l'alerte, des personnes qui apparaissent éventuellement dans le contenu de l'alerte, ainsi que d'autres personnes mentionnées dans l'alerte. La divulgation des identités ne peut se faire qu'avec l'accord des personnes concernées. Des exceptions sont prévues en cas de procédure pénale en cours.
• Après réception de la notification, vous recevrez un accusé de réception au plus tard dans les sept jours.
• Notre responsable de la conformité reçoit le signalement, le documente dans le respect du droit applicable et reste en contact avec vous si vous vous identifiez. Conformément à l'article 18 de la HinSchG, il convient et prend des mesures de suivi si celles-ci sont exigées ou requises par la loi. Nous nous donnons pour cela un délai maximal de trois mois à compter de la réception de l'avis.
• Toutes les notifications reçues sont documentées conformément au § 11 HinSchG, dans le respect des autres dispositions légales, y compris les mesures de suivi.
• Après trois ans, la documentation est effacée, à moins que le respect d'autres dispositions légales ne prévoie des règles différentes. 
• Si vous préférez qu'un incident soit signalé à l'extérieur, veuillez vous adresser à l'autorité publique compétente qui ouvrira une enquête à ce sujet.